スキャン代行とは？導入のメリットとおすすめサービス3選

企業のペーパーレス化が進む中、スキャン代行サービスの需要が高まっています。電子帳簿保存法の改正やリモートワークの普及を背景に、紙書類のデジタル化は避けて通れない課題となりました。本記事では、スキャン代行サービスのメリットや選び方、おすすめ業者を紹介します。

目次

1.スキャン代行サービスとは

​スキャン代行サービスは、企業が保有する紙書類を専門業者がデジタルデータに変換してくれるサービスです。自社で大量の書類を電子化しようとすると、高性能なスキャナーの導入や専任スタッフの確保が必要となり、コストや業務の負担が増えます。このような課題を解決する手段として、スキャン代行サービスが注目されています。導入することで、PDF化はもちろん、OCRによる文字データ化、文書の仕分け、暗号化の設定など、多様な処理をまとめて委託できます。専門的な作業を外部に任せることで、社内の人的リソースを有効活用しながら、スムーズなデジタル化を進められます。

2.書類を電子化すると得られる効果

スキャン代行サービスの活用を考える前に、まず押さえておきたいのが「紙の書類を電子化すること自体にどのようなメリットがあるのか」という点です。業務の効率化はもちろん、情報管理や災害対策の面でも多くの効果が期待できます。ここでは、書類の電子化によって得られる代表的な効果を紹介します。

2-1. 書類管理・検索性の向上

書類を電子化することで、作成日やファイル名、キーワードなどでの検索が可能になり、必要な資料をすぐに見つけ出せるようになります。これまでのようにキャビネットを探し回る必要がなくなり、業務効率が大幅にアップします。また、電子化された書類は、フォルダ構成の工夫や文書管理システムのインデックス機能を活用することで、さらに効率よく整理・管理ができます。

2-2. 情報共有の効率化

書類の電子化により、社内ネットワークやクラウドを通じてすぐに共有できるようになるため、部署間や拠点間の情報伝達のスピードが格段に早くなります。とくに複数部門が関わるプロジェクトなどでは、必要な資料をすぐに共有・閲覧できる環境が整うことは大きなメリットです。また、外出先や自宅など社外からでも資料にアクセスできるため、テレワークや出張が多い働き方にも柔軟に対応できます。従来必要だった紙のコピーや郵送対応も不要になり、業務にかかる手間とコストを大きく削減できます。

2-3. 保管スペースの削減

書類を電子化することで、オフィス内にあった書類棚やキャビネットが不要になり、物理的な保管スペースを大幅に削減できるのもメリットです。これにより、空いたスペースは会議室や集中ブース、リフレッシュスペースなど、従業員の生産性向上につながる環境づくりに活用できます。また、社内で保管しきれずに外部倉庫を利用していた場合は、保管料や取り出し作業の手間といったコスト削減も可能です。書類の保管期限や管理ルールに悩まされることも少なくなり、ペーパーワーク中心の体制から脱却できます。

2-4. セキュリティ強化

機密性の高い情報を扱う業務では、紙の書類よりも電子化による管理のほうがセキュリティを確保しやすくなります。まず、パスワード保護や暗号化、認証システムとの連携などを通じて、不正閲覧や改ざん、誤操作といったリスクが軽減可能です。これらのセキュリティ機能はクラウド上でも活用でき、遠隔地からでも安全にアクセスできます。加えて、ファイル単位でアクセス権限を細かく設定できるほか、閲覧や編集の履歴も記録できるため、機密情報の管理レベルを一段と引き上げられます。

2-5. 災害対策

火災・水害・地震などの災害時、紙の書類は真っ先に破損や消失のリスクにさらされます。重要な契約書や社内資料が失われれば、業務の継続や復旧にも大きな支障が出かねません。一方で、電子化された書類はクラウドや外部サーバーにバックアップを保存することで、物理的な被害から情報を守れます。仮にオフィスが被災した場合でもデータにアクセスできるため、事業再開までの時間を大幅に短縮できます。また、電子データは経年劣化の心配がなく、長期保存にも向いている点や、紛失のリスクが少ない点も大きな利点です。

3.スキャン代行サービスを利用するメリット

電子化のメリットを理解したうえで、次に考えたいのが「それをどう実現するか」です。自社で対応するには時間も人手もかかるため、効率的な手段としてスキャン代行サービスが注目されています。ここでは、スキャン業務を外部委託することで得られる主なメリットを紹介します。

3-1. 業務の効率化

書類のスキャンを社内で対応しようとすると、機器の操作やファイルの整理、品質チェックなど、多くの工程に手間がかかり、通常業務の妨げになることがあります。とくに大量の書類を扱う際には、複合機を長時間占有してしまい、他の業務に支障が出るケースも少なくありません。一方、スキャン代行サービスを活用すれば、短期間で高精度なデータ化が可能になり、従業員は本来の業務に専念できます。さらに、OCR処理による文字データ化、ファイル名の付与、フォルダ分類などの付加サービスも依頼でき、検索性や管理効率の向上にもつながります。

3-2. コスト削減

社内でスキャン業務を行う場合は、スキャナーの導入費やメンテナンス費用に加え、作業にかかる人件費も継続的に発生します。書類の仕分けや原稿のセット、スキャン後の確認・整理といった細かな作業にも手間がかかり、想像以上のコストと工数がかかる可能性が高いです。しかし、スキャン代行サービスを利用すれば、こうした業務をまとめて外注できるため、専用の機器や人員を社内で確保する必要がありません。

3-3. 電子帳簿保存法など法対応

請求書や領収書など、日々発生する経理関連の書類を電子化する際には、電子帳簿保存法のルールに沿った保存が求められます。たとえば、一定の解像度でスキャンすることや、タイムスタンプの付与、改ざん防止措置の実施など、厳格な要件をクリアしなければなりません。こうした対応をすべて社内で行うには、高度な専門知識と管理体制が必要です。スキャン代行サービスを利用すれば、法律に準拠した形式でのデータ化に対応しており、電子保存の実務をスムーズに進めることが可能です。実績のある業者なら、法改正への対応も任せられるため、電子保存の導入に伴う負担を大幅に軽減できます。

4.スキャン代行サービスを選ぶ際のポイント

スキャン代行サービスは業者ごとに対応範囲や品質、サポート体制が異なります。満足のいく電子化を実現するには、サービス内容をしっかり比較し、自社の目的や運用に合った業者を選ぶことが大切です。ここでは、選定時に確認しておきたい主なポイントを紹介します。

4-1. スキャン品質

スキャンされたデータの品質は、書類の視認性や実用性、そして保存価値に大きく関わります。ただし、スキャンの精度や仕上がりには業者ごとに差があるため、事前に品質を確認できるかどうかは非常に重要です。業者を選ぶ際は、スキャンサンプルを事前に提示してもらえるかを必ず確認しましょう。

たとえば、画質のクオリティを左右する解像度（dpi）の対応範囲は判断材料のひとつになります。一般的な文書には300dpi程度の解像度が適していますが、設計図や細かな文字が含まれる資料ではさらに高い解像度が求められることがあるため、用途に応じてチェックしておくと安心です。さらに、傾きや影の補正、ノイズ除去などの画像補正機能や、OCR（光学文字認識）によってテキスト検索が可能になるかどうかも併せて確認しておきましょう。なお、高精度なスキャンや補正を依頼する場合は、1枚あたりの追加費用が発生するケースもあるため、コストとのバランスにも注意が必要です。

4-2. 取り扱い書類の種類

多くの業者は標準的なA4サイズの文書には対応していますが、大きな図面や契約書、小さな名刺など、サイズや形状が異なる書類に対応できるかどうかは業者によって差があります。加えて、ホチキスで留められた資料や書籍、裁断が必要な冊子など、加工が必要な書類への対応力も業者選びの際に考慮するとよいでしょう。まずは、自社でスキャン対象となる書類の種類を洗い出し、それに対応したサービスを選ぶことが大切です。

4-3. 原本の管理とセキュリティ

スキャン代行サービスを利用する際は、大切な書類を一時的に外部へ預けることになるため、原本の取り扱いや情報管理の体制について確認することは非常に重要です。保管場所の安全性はもちろん、社内での取り扱いルールが明確に整備されているかなども、信頼できる業者かを見極めるポイントになります。また、「プライバシーマーク」や「ISMS（ISO27001）」といった情報セキュリティに関する第三者認証を取得している業者であるかどうかも、サービスの信頼性を判断する大きな判断材料になります。

4-4. サポート体制

スキャン代行サービスを安心して利用するためには、依頼から納品までのやり取りはもちろん、スキャン後に不備が見つかった場合のサポート体制が整っているかも重要な検討ポイントです。

たとえば、以下のような点はあらかじめ確認しておきましょう。

• 専任担当者による一貫したサポート体制があるか

• スキャンデータのダブルチェックの有無

• 電話・メール・チャットなど、連絡手段の選択肢と対応スピード

• 納期が明確に提示されるか

無料相談やトライアルプランなどをうまく活用して、実際の対応やサポート体制を確認したうえで判断するのがおすすめです。

5.スキャン代行サービスのおすすめ4選

スキャン代行サービスは数多く存在しますが、対応範囲や品質、サポート体制などは業者によってさまざまです。ここでは、初めて導入を検討している方でも比較しやすいよう、信頼性・実績ともに優れたサービスを4つ厳選してご紹介します。

5-1. スキャンブリッジ（有限会社ポータルケア･アイ）

『スキャンブリッジ』は、一般企業はもちろん、官公庁や教育機関、医療機関など多様な業界で採用されている実績豊富なスキャン代行サービスです。図面や契約書、書類ファイルなど、大切な紙文書の電子化を安全・確実にサポートします。

情報セキュリティ対策も万全。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）に基づく「ISO27001」認証を取得しており、国際的な基準に準拠した管理体制のもとで、機密文書も安心して預けられます。

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5-2. うるるBPO（株式会社うるるBPO）

『うるるBPO』は、書類の電子化に特化したスキャン代行サービスを提供しています。社内には文書情報管理士の資格を持つスタッフが在籍しており、保存形式や解像度、OCR対応の有無など、依頼内容に応じた最適なスキャニングプランを提案してくれます。

スキャン時にはメタデータの付与により書類の分類が容易で、OCR（光学文字認識）によるデータの全文検索も可能です。一般文書だけでなく、書籍や大判図面、写真、フィルムなど、幅広い書類に対応しています。セキュリティ対策にも力を入れており、プライバシーマークやISMS（ISO27001）の認証を取得しています。

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5-3. スキャニング・文書電子化（株式会社アクセア）

株式会社アクセアの『スキャニング・文書電子化』は、セキュリティ・対応力・品質のバランスに優れたスキャン代行サービスです。解像度や用紙サイズごとに細かく料金が設定されており、費用の目安がわかりやすいのが特徴です。

対応可能な書類の種類も幅広く、B0サイズの大判図面や見開きA3サイズの製本資料にも対応。カラーとモノクロが混在した原稿や、ホチキスやクリップで綴じられた書類も対応可能です。仕上がったデータは、スキャンズレや記入漏れがないか丁寧にチェックされ、高精度で納品されます。セキュリティ対策としては、プライバシーマークやISMS（ISO27001）を取得済み。社外への持ち出しが難しい機密文書については、出張スキャニングにも応じられる体制が整っています。

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5-4. クラウドメール室（株式会社トドケール）

株式会社トドケールが提供する『クラウドメール室』は、書類や郵便物のスキャンからデータ化、クラウド管理までをワンストップで代行するサービスです。通常のスキャン代行サービスではカバーしきれない郵便物の処理まで含めて対応できるのが特徴で、書類業務全体の効率化を図りたい企業に適しています。

郵便物が届くと受取人に通知され、「開封」「スキャン」「転送」「破棄」などから対応を選択できます。スキャンを選べば即時クラウドにアップロードされるので、オンライン上で内容の確認が可能です。さらに、スキャンされたファイルは担当者ごとに分類され、PCやスマートフォンからいつでも確認ができます。受領通知はメールのほか、Slack・Teams・Chatworkなどのビジネスチャットとも連携可能です。

クラウドメール室を導入すれば、郵便物の確認や仕分けのために出社する必要がなくなるため、リモートワークや分散型オフィスがさらに促進されます。さらに、プライバシーマーク、ISO27001、ISO27017の認証を取得しており、セキュリティ面も強化しています。書類業務全般を効率化し、柔軟な働き方を強化したい企業は『クラウドメール室』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

▶ クラウドメール室（株式会社トドケール）の詳細はこちら

6.スキャン代行サービスで、効率的な書類電子化を実現しよう

スキャン代行サービスを活用すれば、大量の紙書類をスピーディーかつ高精度に電子化できます。そのメリットは単なる効率化にとどまらず、重要書類のセキュリティ強化や電子帳簿保存法への対応といった法的・実務的な課題にも対応できる点にあります。導入時はスキャン代行の選び方に気を配り、自社の運用に合った信頼できる業者を選定することが重要です。会社のDXを推進する第一歩として、スキャン代行の導入を検討してみてはいかがでしょうか。