自宅から郵便確認！3つの方法を徹底解説

コロナ禍によりテレワークなど柔軟な働き方が求められるようになりましたが、問題の1つとされているのが郵便物の確認です。従来、郵便物の確認はオフィスで行っていましたが、郵便確認についても柔軟な対応が求められています。この記事では自宅から郵便の確認ができる3つの方法として、郵便局の転送サービス・民間私書箱・クラウド郵便受取サービスの内容とメリット・デメリットについてご紹介します。

目次

1. 郵便局の転送サービスは手間がかかるが利用料金が無料

郵便局の転送サービスとは、本来転居した人が郵便局の窓口に転居届を提出することで1年間新しい住所に無料で郵便物を転送してもらえるサービスです。総務担当者などの住所を郵便局に届け出ることで、オフィスに配達される郵便物を別の場所で受け取ることができます。

郵便局の転送サービスを利用するメリットは、料金を安く抑えることができることです。担当者が郵便物の内容を確認しその後郵便物を従業員に配達するための切手料金がかかりますが、転送サービスそのものは無料で利用することができます。

郵便局の転送サービスを利用する上で知っておくべきデメリットが2点あります。1つ目は手続きに手間がかかることです。郵便局の転送サービスは簡単にできることではなく、オフィスの場合は移転の証明が求められます。2つ目はオフィスに届く郵便物の数が多い場合、郵便確認を振り分け、その後配達手続きをするため郵便物の管理に膨大な時間がかかってしまうことです。
出典：郵便局『転居・転送サービス』

2. 私設私書箱は利用料金がかかるが、郵便物を自宅以外で受け取れる

私設私書箱とは、郵便物や荷物の受け取りを代行する民間のサービス業全般を指す言葉です。サービスの種類がいくつもあるため、希望条件に合うサービスを選択しましょう。ほとんどのサービスが私設私書箱に届いた郵便物を指定した住所に転送してくれるため、郵便を受け取りに行く必要がないことです。

私設私書箱のメリットは、郵便物を一時的に預かってくれるため、自宅のポストが煩雑にならないことです。

私設私書箱を利用する上で知っておくべき3つのデメリットがあります。1つ目のデメリットは利用料金がかかることです。利用料金はサービスにより異なります。月額料金の他に入会金や預かり金が必要になるサービスもあります。2つ目のデメリットは業者の選定が難しいことです。私設私書箱のサービス事業者になるにあたり明確には法規制がないため、登録なしでサービス事業者になることができます。そのためどの私設私書箱を利用するか、時間をかけ慎重に選ぶ必要があります。3つ目のデメリットは手続きに手間がかかることです。移転収益防止法により、私設私書箱を利用する際には、本人確認など厳格な手続きが求められます。法人が契約を結ぶためには、事業概要や登記簿謄本など書類提出が煩雑になります。

3. クラウド郵便受取サービスは利用料金がかかるが、郵便物がデータで一元管理

クラウド郵便受取サービスとは、オフィスに届いた郵便物をデータ化し、オフィス以外の場所からクラウドを通して内容を確認できるサービスです。クラウド郵便受取サービスをしている業者はまだ数が少なく、N technologiesのatena、トドケールのメールクラウド室などがあります。

クラウド郵便受取サービスを利用するメリットは、郵便物の受け取りや郵便物のスキャン、不要な郵便物の処理などがサービス会社によりシステムで一元管理されるため、郵便物の管理にかかる時間を節約することができることです。

クラウド郵便受取サービスを利用するデメリットは、サービス会社に支払う利用料金が発生することです。

4. まとめ：自宅から郵便確認ができるサービスの特徴を理解し、総務や経理など郵便物担当者に合う方法を検討しよう！

今後はアフターコロナの働き方として、テレワークと出社を組み合わせたハイブリッドな勤務形態など新しい働き方が推奨されるものと予想されます。テレワークをする上での問題の1つである郵便物に関する対応をどのようにすべきか、今から検討されてみてはいかがでしょうか。

この記事では、オフィス以外の場所で郵便物を確認できる3つの方法として、郵便局の転送サービス・私設私書箱・クラウド郵便受取サービスの内容とメリット・デメリットについてご紹介しました。それぞれに特徴があるため、オフィスに届く郵便物の量などを含め、総務や経理担当者など郵便物を担当している方が効率的に郵便物の確認ができるようになる方法を検討することをおすすめします。