送付状・送り状・添え状の書き方｜作成時に注意すべき点とは？

書類を送る際に必要とされる送付状。送付状は、送り先によって内容が異なります。本記事では、送付状について3つの書き方を解説します。送付状作成時の注意点とあわせて参考にしてみてください。

目次

1. 送付状・送り状・添え状の違い

送付状は、送り状や添え状、送付案内状などと呼び方は様々ありますが、基本的には呼び方が違うだけで意味は同じです。中でも、送り状は宅配便などの荷物に貼られる伝票のことを指したりしますが、送り先相手の解釈にあわせる考え方になるでしょう。

2. 送付状とは

送付状は、一般的に郵便物や複数枚のファックスなどの書類を送る際に必要となる案内状です。送る書類に対して、送付者や宛先、送信書類名、枚数など内容を伝える役割があります。単なる概要伝達だけではなく、送り先へのあいさつを兼ねた要素もあり、送付状の内容ひとつで相手に与える印象も変わるでしょう。一般的に送付状で使われる項目は、次のとおりです。

• 書類送付の日付

• 宛先

• 送付者

• 送付者の連絡先

• あいさつ

• 書類の概要

送付状は、同封書類の内容を伝える目的と、同封されている書類に特徴がある場合（たとえば、同じ書類を故意に2枚入れたときなど）、その旨の補足説明の役割を果たします。

近年では、非接触型のやり取りが注目されている中、お届け先情報をスマホで入力してクラウド上で送り状を作成できるヤマト運輸のサービスなどがあります。
参照元：送り状の準備 | ヤマト運輸

3. テレワーク中における自社への書類送付状

テレワーク中では、オフィスに出社しないで社内共有の書類を作成送付する場合も考えられます。自分の会社に書類を送る場合は、送付状を作成する必要があるのでしょうか。

自分の会社への書類送付に送付状は必要？

そもそも、自分の会社への書類送付の場合は、送付状を添えたら違和感が出ないでしょうか。その考え方は、社内における書類送付と社外向けの書類送付を同じ扱いで捉えているからです。
テレワーク中ならば、同じ会社の人間とリモートでのやり取りが主流となります。そのため、社内における関係性を考慮して状況に応じた送付状の作成が必要です。とくに組織規模が大きければ、本社や支社などに対して送付状の必要性が高くなるでしょう。

自分の会社に書く送付状の書き方

自分の会社関係者に書類を送る際の送付状では、以下の内容を書きます。

• 日付

• 相手の所属部署と役職名、氏名

• 自分の所属部署と役職名、氏名

• 自分の連絡先（メールアドレス、電話番号など）

• 簡単なあいさつ文

• 送付書類の説明

当然のことながら、同じ会社なので社名は省きます。氏名の後には、「様」を付けることが無難です。ただし、企業によっては社員同士がフランクな関係を尊重して、「さん」付けで統一している場合も考えられます。
社内間でやり取りする書類に添える送付状は、形式にこだわった時候のあいさつは不要です。簡単な冒頭あいさつとして、「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」などひと言添えたうえで書類を送る旨を伝えます。社内における書類送付の送付状は、企業ごとの社風や相手との関係性などにより柔軟性を持って対応しましょう。

4. 送付状が必要なケース・不要なケース

文書を郵送やメールで送る際、「送付状（添え状）」が必要かどうか迷うことはありませんか？ 送付状は、相手に対して丁寧な印象を与えるビジネスマナーの一環ですが、すべてのケースで必須というわけではありません。ここでは、送付状が必要な場面と、そうでない場面を具体的にご紹介します。

4-1. 送付状が必要なケース

以下のような正式な文書や取引上のやりとりでは、送付状を添えるのが一般的です。

• 契約書や覚書など、署名・押印を伴う書類

• 見積書、請求書、発注書などの金銭や業務に関わる書類

• 履歴書や職務経歴書など、就職・転職活動で提出する応募書類

• 謝罪文やお詫び状など、文書での誠意が求められるケース

これらのケースでは、送付状により「どのような目的で、何の書類を送付するのか」を明確に伝えることができ、受け取った相手も対応しやすくなります。

4-2. 送付状が不要なケース

一方で、次のようなカジュアルなやりとりでは、送付状を省略しても問題ありません。

• 簡単な連絡と一緒に送るPDF資料（会議用の配布資料など）

• 社内メンバー間で共有する業務メモや報告資料

• チャットツールやメール本文に目的や内容が記載されている場合

送付状はあくまで「フォーマルな意思表示」を補完するものです。やりとりの頻度や相手との関係性、文書の性質によって、必要かどうかを判断しましょう。

5.請求書に添える送付状

請求書は、企業間取引や顧客との取引で必ず発生するため、送付状の必要性があります。

請求書に送付状を添える理由

請求書に送付状を添付する理由は、取引における両者間の共通認識として役立つからではないでしょうか。送付状は、送付した請求書の内訳や枚数などを照らし合わせるための案内状の役割を持ちます。

送付状の書き方

請求書に添付する送付状は、次の書き方になります。

• 日付

• 宛先

• 送付者の連絡先氏名

• 所属する組織・部署名

• 請求書送付の件名

• 書類の概要説明

• 送付枚数・部数

• あいさつ文

企業間の取引で使う請求書では、送付状が書類の概要を示す役割となります。さらに、概要説明から請求書のミスや漏れなどを防止する指標としても役立つでしょう。

6. 履歴書に添える送付状

履歴書に添付する送付状は、履歴書や職務経歴書など応募書類を郵送で送るときに必要となります。応募書類は、応募する人のビジネスマナーを判断する機会にもなるため、送付状の添付は、先方から不要と示されない限り添付しましょう。

履歴書に送付状を添える理由

履歴書に送付状を添える理由は、履歴書や職務経歴書のように記入内容が定型化されている文章と違い、応募者が人柄を伝える要素があるからです。また、応募書類の中で最初に触れる書面でもあることから、最初に好印象を与えられる大事な書面となります。

送付状の書き方

履歴書に添付する送付状の書き方は、次のとおりです。

• 日付：最上部右寄せで年号（西暦または和暦）から入力・他書類の日付と統一

• 宛名：日付下の行左寄せに「会社名、所属部署、担当者名」を正確に記載

• 送付者の連絡先氏名：宛名より2行下げた右寄せに自分の「郵便番号、住所、連絡先、氏名」を記載

• あいさつ文：送付者の連絡先より2行ほど下げた中央にあいさつ文を記載

• 応募経緯：あいさつ文では応募経緯と応募書類送付について一文でまとめて記載

• 志望動機：志望動機についても簡潔な一文にまとめて記載

• 面接希望の申し出：面接の予定が決定していない場合はその旨を一文で記載

• 結び文：応募書類による選考と面接の機会への意気込みを一文でまとめて「敬具」で締める

送付状のあいさつ文は、応募書類全体の要約的な役割となるイメージです。本文以下の同封されている応募書類一式の概要（履歴書、職務経歴書、資格証書のコピーなど）とそれぞれの枚数など伝えられれば、相手先担当者の負担を軽減できます。

7. 送付状作成時の注意点

送付状を作成するときは、いくつかの点に注意が必要です。

枚数

送付状の枚数は、1枚がふさわしいと考えられます。送付状はあくまでも書類全体の案内役です。2枚3枚と続けてしまうと、送付状ではなく手紙と間違われるかもしれません。志望動機や応募経緯など伝えたいことが豊富にあったとしても、読み手に配慮すると送付状は1枚にまとめることをおすすめします。

サイズ

送付状のサイズは、ビジネス文書の基本形となるA4サイズになります。A4サイズであれば、採用担当者の確認や管理がしやすい点が理由です。

重ねる順番

送付状を含めた応募書類の重ねる順番は、送付状を一番上にします。送付状は、同封された書類の概要を伝えるための書面です。最初に目を通してもらうことで、書類全体を把握できます。送付状以外は、送付状に記載した書類の順番で重ねることで内容を統一できるでしょう。

定型文の使い方

送付状は、定型文だけではなく独自の言葉も含めたバランスが大事です。定型文だけでまとめたり、自分の事情ばかりを長々と書いたりしないように注意して、1枚に収まることを目安に作成しましょう。

程よい文章量

程よい文章量とは、読み手担当者が苦にならない程度の量です。A4用紙に改行もなく文字で埋め尽くされた文面だと、読みにくくて逆効果になります。程よい文章量は、読み手となる相手を意識した読みやすさが大事です。

不要な文章

送付状は、最終的に不要な文章を削って読みやすく伝わりやすくまとめましょう。応募書類の場合は、職務経歴書と重複する自己PRや経歴を長々と書いてしまうと文章量が長くなります。

封筒への入れ方と封入マナー

送付状や書類を郵送する際は、内容だけでなく封入方法のマナーにも配慮しましょう。
書類はそのまま封筒に入れるのではなく、クリアファイルに入れてから封入するのがビジネスマナーです。
配送中の折れや水濡れを防ぐほか、丁寧な印象を与えることができます。

封筒のサイズと書類の折り方

封筒の種類によって、書類の折り方も変わります。以下のように使い分けるとよいでしょう。

• 角形2号封筒（A4が折らずに入る）
  　→ 書類をそのまま封入します。

• 長形3号封筒（A4を三つ折り）
  　→ 丁寧に三つ折りして封入します。

折り方が雑だと印象を損ねる可能性もあるため、折り目の位置にも注意を払いましょう。

8. よくある質問

Q. 送付状・送り状・添え状の違いは何ですか？

A. 送付状・送り状・添え状はいずれも「書類や物品を送る際に添える案内文」を指す言葉で、意味に大きな違いはありません。一般的に「送付状」はビジネス文書で多く使われ、「添え状」は履歴書などに添える丁寧な文書、「送り状」はやや口語的で宅配便の伝票などを指す場合もあります。使い分けは厳密でなく、文脈や業界の慣習によって使われます。

Q. 送付状はどういう時に使う？

A. 契約書、見積書、請求書、申請書、履歴書などの正式な文書を郵送またはFAX・PDFで送る際に、相手に事情や意図を伝えるために添えるのが送付状です。ビジネス上のやり取りでは礼儀として添えるのが基本で、文書の確認や対応を促す役割も担います。一方で、軽い社内共有や挨拶メールに添えるだけのPDF資料などの場合は、省略されることもあります。

Q. 送付状とはメールに添えるものですか？

A. 本来の送付状は紙の書類に添えるものでしたが、近年ではメールにPDFなどの書類を添付する際にも、本文で送付状と同様の内容（あいさつ・送付物の明記・連絡事項など）を記載すれば送付状の役割を果たします。別途ファイルで送る必要はありませんが、とくに丁寧なやり取りを求められる場面では送付状をPDFで添付するケースもあります。

9. まとめ

本記事では、送付状の必要性について3つのパターンから書き方などを解説してきました。送付状は、相手先や状況に応じて必要性が異なります。目的に合った書き方を工夫してみましょう。
また、最後に紹介した送付状作成時の注意点は、送る書類を読みやすく伝わりやすくする工夫です。送付状は、送る書類の案内役も兼ねています。不要な文章を削って程よい文章量にまとめることが必要です。