企業の郵便物管理、他社ではどうやっている？100社以上の現場を見てきたトドケールが解説

こんな方におすすめ

• 自社の郵便物管理のやり方が正しいのか不安な総務・メール室担当者

• 仕分け業務が属人化していて、引き継ぎに課題を感じている方

• 他社の郵便物管理の実態を知りたいファシリティマネジメント担当者

 この記事を読むとこう変わります

Before：自社の郵便物管理が非効率な気がするけど、他社がどうしているのか比較する情報がない

After：代表的な3つの運用パターンとそれぞれのデメリットがわかり、自社に合った効率化の方向性が見えてくる

「他の会社って、郵便物どうやって管理してるんですか？」

トドケールの導入相談でいちばんよく聞かれるのは、実はこちらの質問です。

確かに自社のやり方がベストなのかどうかは中々確かめようがないですし、総務やメール室の業務は外から見えにくいので、同業他社や同規模の企業がどう運用しているか知る機会がほとんどないですよね。

トドケールは企業の郵便物・配達物を発送から受取まで管理するクラウドサービスで、これまで100社以上の企業に導入してきました。その過程で、カスタマーサクセスチームは各社のメール室や総務の現場を実際に見てきています。

本記事では、そこで見えてきた企業の郵便物管理の代表的な3つのパターンと、それぞれの「よくあるつまずき」について、解説をしていきます。

パターン1：総務・メール室が個人単位まで仕分けて配る

まずはいちばんシンプルなケースをご紹介します。届いた郵便物を総務やメール室がすべて受け取って、個人単位まで仕分けて、各人のデスクやレターケースに届けます。

個人宛の郵便物はそこまで困りません。宛名を見ればわかるので。問題は「◯◯部御中」や「株式会社◯◯ 御中」のような郵便物です。

実際に現場で起きていることとしては、担当者が各部署に「これ、どなた宛ですか？」と聞いて回っていることが多いです。

それでもわからなければ、過去の記憶をたどって「前にこういうのが来たときは◯◯さんだったな」と推測します。結局、ベテラン担当者の頭の中にしかないナレッジに頼ることになります。

部署宛の郵便物については、受取担当者をあらかじめ決めておくケースもあります。ただ、会社宛ての郵便物は部署の担当者でも「これ自分の部署に関係あるかな？」と判断できないことが多くて、最終的にはやはり個人単位まで受取人を探すことになります。

どうしてもわからないものは、開封してスキャンし、データ化して一定期間保管した後に廃棄。企業によっては外部倉庫に保管するケースもあります。

メリット

• プロセスがシンプルで、社員から見てもわかりやすい

• 仕分けの責任が総務・メール室に集約されるので、管理の所在が明確

• 「誰に何が届くか」のナレッジが総務に蓄積されやすい

デメリット

• 仕分けのプロセスが複雑で、誤配が起きやすい

• ナレッジの整理・引き継ぎが大変（担当者の記憶頼みになりがち）

• レターケースの運用が地味に手間（退職者や新入社員の名前の入れ替えなど）

• 総務・メール室の人的負担が大きい

パターン2：部署単位で仕分けて、部署の担当者に取りに来てもらう

トドケールが見てきた中では、このパターンがいちばん多いです。そして正直に言うと、いちばんトラブルも起きやすい方法でもあります。

仕組み自体はシンプルで、部や課といった部署単位まで仕分けて、各部署の担当者にメール室まで取りに来てもらうというやり方です。総務・メール室にとっては個人単位の仕分けと配布がなくなるので、作業負荷はかなり軽減されます。

ただ負荷がどこに行くかというと各部署によることになります。しかも多くの場合、「取りに行く係」は新人や若手に回ってきます。これが地味に不満のタネになることがあるあるになります。「なんで自分が毎日メール室まで行かないといけないんだ」となりがちです。

この問題を解消するために各部署に庶務担当を置く企業もありますが、各部に人件費が発生するので、会社全体で見るとトータルコストはかなり高くなります。

もうひとつ見落とされがちなのが、部署ごとに対応がバラバラになるという問題です。ある部署は郵便物を開封してPDF化してから回覧、別の部署は担当者を固定して受け取る、また別の部署は特にルールがなくて放置気味...。こうなると、サービスレベルに格差が生まれます。

そして困ったことに、仕分けのナレッジがメール室に蓄積されなくなっていきます。部署ごとにバラバラ対応になると「総務って何やってるんだっけ？」という空気になりやすく、総務という部署のリスペクトが得られにくくなる。これは現場で実際によく聞く悩みです。

会社宛ての郵便物に関するナレッジも組織全体に蓄積されないので、宛先不明の郵便物がどんどん増えていく傾向があります。

メリット

• 総務・メール室の業務負荷が大きく軽減される

• 仕分けの複雑さが下がる

デメリット

• 各部署に引き取り・配布の作業が発生し、部署の工数が上がる

• 若手社員に作業が集中しやすく、不満が生まれやすい

• 庶務担当を置く場合は高コストになりがち

• 部署間で対応にばらつきが生じ、ガバナンスが弱くなる

• 総務・メール室の存在感・評価が低下しやすい

• 宛先不明の郵便物が増加する

パターン3：部署単位で仕分けて、各フロアの受取場所まで配布する

パターン2の変形です。部署単位の仕分けまでは同じですが、取りに来てもらうのではなく、総務・メール室が各フロアや部署の窓口まで届けるという方法です。

一見よさそうに思えますが、届けた後が問題です。

各部署では、届いた郵便物の中から自分宛てのものを各自が取っていく形になるので、「誰が何を受け取るか」というナレッジが組織内にまったく蓄積されません。宛先不明の郵便物の受取人を特定するのがどんどん難しくなります。

さらに、配布後の責任の所在があいまいなので、「届いているはずの郵便物を誰も取らない」「誤配された郵便物がそのまま放置される」ということが、かなりの頻度で起きます。紛失リスクは3パターンの中でいちばん高く、情報ガバナンスの観点では正直おすすめしにくい方法です。

メリット

• 総務・メール室の負荷はパターン1より軽減される

• 部署側の引き取り作業が不要

デメリット

• 部署内での配布の責任所在があいまいになりやすい

• 郵便物の紛失が発生しやすい

• 宛先不明の郵便物が増加しやすい

• 情報ガバナンス上のリスクが高い

3つのパターンを比べてみる

3つの方法を並べてみると、完璧な選択肢はないことがわかります。

ただ、ひとつ明確に言えることがあります。ガバナンスと仕分け精度の観点では、パターン1が圧倒的に優れています。課題は、総務・メール室の負担が大きいこと。つまり「パターン1の負担をどう下げるか」が、郵便物管理の効率化における最大のテーマになります。

ではどうしたらいいの？答えはメール室のデジタル化にあり

トドケールが提案しているのは、パターン1をベースにしつつ、仕分けの負担をシステムとAIで解消するというアプローチです。

写真を撮るだけで仕分けが完了する

トドケールでは、届いた郵便物や配達物の写真を撮るだけで、AIが宛名や内容を読み取ってデータ化し、あらかじめ設定したルールに基づいて自動で仕分けを行います。「この郵便物は誰に届けるべきか」を担当者が考える時間が、ほぼなくなります。

担当者が異動しても引き継ぎで困らない。ベテランの頭の中にしかなかったナレッジが、システム上のルールとして残る。これだけでも、現場の安心感はかなり変わります。

トラッキングで紛失を防ぐ

郵便物をデータ化してシステム上でトラッキングすることで、「いつ届いて、いつ誰に渡したか」が記録として残ります。紛失時の追跡ができるようになるだけでなく、重要書類がちゃんと届いているかの確認もできるようになります。

総務・メール室の業務が可視化・記録されることで、「総務って何やってるの？」という評価から脱却できるという効果もあります。

届いたことが社員にすぐ伝わる

郵便物が届いたタイミングで受取人に通知が届くので、社員は自分宛ての郵便物がいつ届いたかをリアルタイムで把握できます。「まだ届いてないんですか？」という問い合わせ対応が減るのは、総務担当者にとって地味にありがたいポイントとしてご評価いただいています。

まとめ

郵便物管理は地味な業務に見えますが、実は会社全体の情報ガバナンスや業務効率に直結する重要な総務機能です。

本記事で紹介した3つのパターンにはそれぞれ特徴がありますが、ガバナンスと仕分け精度の点ではパターン1（総務が中央で管理する方法）がいちばん優れています。その最大の課題である「業務負担の大きさ」を、システムやAIを使って解消する。これが現実的な効率化の方向性です。

仕分けの属人化が解消されれば引き継ぎが楽になりますし、トラッキングができれば紛失対応に追われることもなくなります。

「自社のやり方が正解なのかわからない」「他社の事例をもっと詳しく聞いてみたい」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。総務も受け取る社員もハッピーになるメール室のデジタル運営を、トドケールと一緒に始めてみませんか。

サービスの徹底解説記事は以下になります。

トドケール

クラウドメール室