「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくす！業務効率化ツール10選！

近年、働き方改革の実現ためやテレワークの浸透から、業務効率化や生産性向上が注目を集めています。より高い効果をめざし、業務効率化ツールの導入を検討する企業も多いのではないでしょうか？
しかし、ツールを導入したいと思っていても、どれが自社に合ったツールなのか？どんなツールがあるのか？そもそも自社に必要なのか？と言ったような疑問の声も多く聞きます。
そこで今回は業務効率化ツールを目的別に紹介していくとともに、導入に向けての確認事項も解説していきます。業務効率化ツールの導入を検討されている企業の皆様は参考にしてみてください。

目次

1. 業務効率化とは

業務効率化とは業務上のムダな作業をなくし、仕事の効率を上げていくことです。
業務効率化の目的は、業務の中にある「ムダ」「ムリ」「ムラ」をなくすことにあります。

• ムダ：必要以上に生産すること、余計な動作や作業などのこと

• ムリ：実践不可能なスケジュールや切り詰め、人手に見合っていない作業量といった、

  能力を超えた無茶な計画のこと

• ムラ：ムダとムリの中間で、適正な方式が標準化・マニュアル化されないことで

  ムリとムダの間を行き来している状態・状況

この3つを排除することができれば、業務効率化も進めやすくなります。では業務効率化ツールを導入することによって、具体的にどのような効果があるのでしょうか？

2. 業務効率化ツールを導入するメリット

業務効率化ツールを導入することにより以下のような効果があります。

コスト削減

不要な業務を削ることで、そこで発生していた印刷代や輸送費などの金銭的コストや時間的なコストを減らすことができます。労働力を新たに導入するための教育費や研修費なども不要です。
時間的に余裕を生むことは、社員が働きやすい環境の構築にもなるため、定着率の向上も見込めます。

生産性の向上

ツールを導入し、業務のムダを減らすことができれば、社員にも余裕が生まれてくるようになります。その結果、社員のパフォーマンスを最大に引き出すことができ、生産性向上につながっていきます。
単純な作業を効率化ツールによって削減することにより、人的リソースは生産性の高い業務に注力することができます。

3. 業務効率化ツールを導入する上で確認するポイント

業務効率化ツールを導入するにあたり、確認しておきたいポイントを紹介していきます。コストをかけて導入した結果、失敗しないためにも確認しておきましょう。

組織の課題の現状を把握する

まず、自社にあった業務効率化ツールを選定するためには現状の把握が不可欠です。どれだけ有能な機能があっても、自社の課題を解決できる機能がないと実用性がありません。
どのような業務が行われているのか、工数はそれぞれどの程度使用しているのかを把握し効率化ツール導入の目的を明確にします。
導入目的が明確になれば、業務効率化ツールに必要な機能も自ずと決まり、ツール選びもスムーズに進みます。現状の業務を把握することは、業務効率化ツール選定における最も大切な業務であるといえるでしょう。

操作性が簡単か

操作性が難しいツールを導入することで新たなマニュアル作成、研修、などといった工数が発生し工数増加につながります。
豊富な機能を持っていることは魅力的ですが、業務効率化の観点では、社員が使いこなしやすいツールを選ぶほうをおすすめします。

社内システムと連携可能か

業務効率化ツールは単体で機能が完結するものもありますが、他のシステムと連携することで、より業務改善効果を高めることができます。導入前に既存の社内システムと連携可能かを確認しておくこともポイントです。

サポート体制の有無

業務効率化ツールは導入して終わりではなく、その後継続して運用していかなければなりません。そんな導入後のサポート体制が整っているかどうかも、ツールを選ぶポイントです。
製品の機能だけでなく、サポート体制についてもチェックしておいたほうが良いでしょう。日本語対応されているか、電話やメールによるサポートやマニュアルなどの資料があるかなど、どのようなサポート体制が用意されているかも事前に確認しておきましょう。

4. 業務効率化ツール紹介

業務効率化を促すツールにはどんなものがあるか。目的別に紹介していきたいと思います。 

コミュニケーションの効率化

社内SNSやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションの質を高めることにつながります。
また業務連絡の時間を大幅に短縮できるため、意思の伝達をスムーズにすることが可能となります。業務連絡だけでなく気軽なやりとりにも使えるため、社内交流を活発化させることができ、社員の定着効果も見込めます。

【Chatwork】

Chatworkは無料から使える国内利用者No.1の業務用チャットツールです。はじめてビジネスチャットをご利用の方も簡単に使えます。
チャットやファイル共有、タスク管理、ビデオ通話機能などを備えており、受け取ったメッセージごとタスク化できるため、返信・対応漏れなどの防止に役立ちます。

【Slack】

Slackはチャット機能やファイル管理などを搭載するビジネス用のコミュニケーションツールです。PCでの利用はもちろん、スマートフォン用のアプリもAndroidとiOSの両方が提供されており、コミュニケーションツールとして使いやすい仕様となっています。
また、GoogleカレンダーやGoogleドライブなど外部のWebサービスとの連携が充実しているため、効率的に仕事を進めることが可能です。

タスク管理の効率化

チーム単位でタスクを可視化したい場合、タスク管理ツールの導入がおすすめです。
タスク管理ツールを導入することで、スケジュールの抜け漏れやタスクの遅れにいち早く気づけ、円滑にプロジェクトをまわすことが可能になります。

【Backlog】

Backlogは、開発からマーケティング、人事・総務まで様々な職種で使われているタスク管理ツールです。
チーム全体のプロジェクト管理のほか、各プロジェクトに紐付く課題を作成し、担当者やスケジュールを個別に設定できます。
ガントチャートなども簡単に作れるため、各作業計画を直感的に、一目で把握することができます。

【Asana】

Asanaはチーム全体のタスク整理に役立つ、プロジェクト管理ツールです。
SlackやDropbox、Googleカレンダーなど、さまざまなアプリケーションと連携できる点が特徴です。チームメンバーの業務の進捗管理や業務の見える化にくわえ、ツール内でのホウ・レン・ソウも行えます。
Asanaは15人までの少人数であれば無料で使うことができます。15人以上の場合も月10ドルほどで利用できるため人数に合わせて予算を抑えつつ、ツールの使用が可能です。

ペーパーレス化の強化

今まで紙で行われていた契約書や稟議に関する煩雑な手続きも、ペーパーレス化ツールの導入により、クラウド上で行うことができます。
ペーパーレス化の促進は印刷の手間が省けるだけでなく、パスワード設定やバックアップなど、セキュリティ面で強化できる点も大きな特徴です。

【セキュアSAMBA】

セキュアSAMBAは中小企業に一番選ばれている法人向けのオンラインストレージです。オンラインでファイル管理・共有ができるので、本社と支社、リモートワーク社員とのファイル共有などがメールを使わなくても簡単に行えるようになります。
外出先でもオンラインストレージからモバイル通信でデータの受取が可能で会社に取りに戻る、印刷する必要はもうありません。 
また、書類管理をオンラインで行うことができるため、テレワークの推進にも効果的です。

【クラウドサインSCAN】

クラウドサイン SCANは紙の契約書を簡単にデータ化できるので、スキャンやデータ入力といった煩雑な業務を手放すことが可能です。契約書の検索ができるのはもちろん、契約更新・終了を知らせるアラート機能も搭載されています。

マーケティング活動の効率化

マーケティング担当者は昨今、人材不足や効果測定、データ管理、各部署との連携・コミュニケーションなど、業務のさまざまな面において課題を抱えています。
ツールを使用することにより、顧客情報の収集や見込み客の育成に適した機能を備え、見込み客のリスト作成やメルマガ配信など、これまで手作業で行っていた業務を自動化できます。

【SATORI】

純国産の「SATORI」は、見込み客数の改善や情報管理、広告配信やコミュニケーションなど見込み客に対するアプローチ機能を搭載したマーケティング活動を自動化するツールです。メールアドレスが不明などの匿名の見込み客に対しても、広告やプッシュ通知、ポップアップなどの機能を用いて見込み客管理ができる点が特徴です。

【b→dash】

b→dashでは顧客情報から問い合わせ内容、売上データ、メール内容など、企業のマーケティングに関するあらゆるデータを1か所に集めて統合し、一気通貫でデータを分析することができます。
データパレット機能が搭載されておりデータ連携から抽出まで、すべての工程を画面操作で行うことができます。データパレット機能があるおかげで、SQLやPythonなどプログラミングの専門的知識がなくとも、誰でも簡単に情報を取り扱うことができます。

定型作業の効率化(RPA)

定型作業の自動化には、RPA「Robotic Process Automation （ロボティック・プロセス・オートメーション）」がおすすめです。
RPA導入により、定型業務をロボットで自動化させることで、計算ミスや誤字・脱字などの作業ミスを防ぐことができます。他にも受発注処理やレポート自動作成、自動メール配信などの業務を行うことができるため、人的リソースは付加価値の高い業務に注力することができます。

【WinActor】

純国産RPAツールとして国内No.1シェアを誇っており、NTTアドバンステクノロジ株式会社によって開発・販売され国内の導入実績は4,000社を超えています。
数多くの特許技術を用い、ITに精通しない社員でも簡単にシナリオを設計し動かすことが可能です。さまざまな仕事のサポートをしてくれるため､データ収集力向上と個人ノウハウの資産化などが目指せます。

【BizRobo!】

国内で代表的なRPAツールの一つに位置づけられていて、導入実績は1,500社を超えています。エンジニア不足や既存ITシステムへの不満、既存システム維持へのIT予算配分といった日本特有の事情に合わせて、エンジニアでなくても開発できるように設計されています。
バックグラウンド型RPAのため、1ライセンスに無数のデジタルレイバーを稼働させることが可能です。また、機能学習機能（ISA）を搭載しているためどんなシステムでも対応します。

5. まとめ

本記事では「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくすための業務効率化ツールとツール導入に伴うポイントを解説しました。
ツール導入により生産効率を高めることは、売上の向上だけでなく残業時間の短縮や業務自体のやりがいなど従業員のワークライフバランスの配慮に繋がります。
業務効率化ツールは目的によって導入するサービスは変わってきますが、ツール導入によるメリットは変わりません。本記事を参考にして自社にあったツールを選びを行い、企業全体の成長に繋げていきましょう。