社内便管理とは？仕組みや課題と効率化のポイントを徹底解説

総務担当者必見の社内便管理。本記事では社内便管理の課題解決と効率化のポイントを紹介します。配送フローの見直しやコスト削減、ペーパーレス化を進める方法から、おすすめのデジタルツールや具体的な改善フローまで幅広く解説します。社内便管理だけでなく社内の情報共有や書類管理のデジタル化に向けた課題意識を持っている方は、ぜひチェックしてみてください。

目次

1.社内便管理とは？

社内便は、企業内部での情報や物品のやり取りを円滑に進めるための重要な手段。書類や契約書、部署間の連絡など、対象は多岐にわたります。
正確で効率的な管理ができていない場合、遅延や紛失が発生し、業務に支障をきたすリスクがあります。1件の取りこぼしが企業にとって大きなダメージを与えることがあるので、見過ごせないタスクのひとつです。

社内便の仕組み

社内便の仕組みは、会社内での荷物や書類の受け取りから配送、引き渡しまでのプロセスのこと。
荷物が届いたら受け取って宛先を確認し、本来の受取人にメールや社内用チャットツールで連絡します。
出社している場合は直接届け、テレワークの場合はメールなどで通知し、保管場所を確保。本人が不在で保管が必要な場合、荷物の管理やリマインドを繰り返す必要があります。

2.社内便管理を効率化するメリットと重要性

社内便の管理は想像以上に従業員に負担がかかります。スピーディかつ確実に送り届けられる社内便の管理や、運用方法を簡略化することのメリットはいくつかあります。

業務負担/配送コストの軽減

社内便を効率化することで、総務部や社内メール便担当者の配送手配する手間やコストが減少します。
適切な管理方法の導入により、必要以上の配送回数を減らし全体的にコストを削減できるのはメリットのひとつです。

紛失リスクが大幅に低減

郵便物や書類を一元管理し社内便の管理をルール化することで、紛失や誤廃棄のリスクを最小限に抑えることが可能です。
各部署や個人で管理すると発生しやすい紛失や混乱も、一括管理することによって防止できる点は大きなメリットです。

3.社内便管理の課題と現状

社内便の管理を手作業で行っていたり、ルール化がされていなかったりする企業では、いくつかの課題が挙げられます。

社内便の遅延が発生しやすい

手作業で社内便を管理している企業や配送状況の追跡が不十分な場合、荷物の到着が遅延するリスクが高まります。
重要書類や試作品など社内便の到着が遅れてしまうと、業務の進行に大きな支障をきたし、企業にとってダメージになるリスクは少なくありません。

管理方法が属人的で非効率

特定の社員や部署でのみ社内便の管理をしている企業は属人化してしまい、担当者への負担が大きくなってしまいます。

テレワークに対応しにくい

テレワークが普及する中で在宅勤務者にとって、社内便の対応が遅れたり送付が困難になったりします。
また、電子データでの共有ができない場合、業務が滞る原因にもなります。紙書類での配送が多い企業の場合、環境への負担や管理コストが増える点も課題です。

4.社内便管理を効率化するためのポイント 

社内便の管理を効率化するために押さえておきたいポイントがいくつかあります。

業務フローの可視化と改善

まずは郵便物の締め切り時間や開封方法などのルールを設定しましょう。

業務フローを可視化することでルールが曖昧な場合に起こりがちな配送ミスや遅延を回避し、業務が円滑に進むようになります。

社内便管理ツールの導入

社内便の管理ツールを導入することも効率化向上に向けて必要な施策のひとつ。バーコードやQRコードを活用した追跡システム、配送状況をリアルタイムで確認できるツールを導入することで、正確性と効率性を向上させます。

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専門業者の活用

配送業務を専門業者に委託することで、社内リソースを抑えられ、荷物の量が多い場合や特定の技術が必要な場合に効果的です。

専門業者に頼めばセキュリティ対策も厳重に行われるため、荷物紛失や情報漏えいといったリスクの軽減にもつながります。

具体的な社内便を管理する方法を紹介します。効率的な社内便のツールや仕組みの導入を考えている総務部や担当者の方はぜひ事前にチェックしてみてください。

社内便のフローや課題を可視化

まずは現状の社内便の流れを調査し、具体的な課題を洗い出します。「配送物の追跡ができない」、「紛失が多い」、「属人化している」など、会社で起きている社内便に関する問題点を明確にしましょう。

管理ツールやサービスの選定

数多とある社内便管理ツールを比較検討し、自社の課題に合ったものを選定しましょう。予算や機能、導入のしやすさを考慮することが重要です。

導入と社員への周知と教育

ツールを導入する際には、社員への周知徹底や場合によっては研修が必要です。使い方を理解してもらうことで、効果的に活用できるようになります。

5.トドケールで社内便管理を簡略化

トドケールはクラウドを活用した郵便物や配達物のデジタル管理システム。荷物の管理者と受取人がいつでもどこでも情報にアクセス可能になり、受け渡しが簡単でスムーズに行えます。
自由な働き方が促進されている現在の働き方の中で、効率的かつスピーディーな社内便の管理ができるようになります。

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6.社内便の管理に関するよくある質問

社内便管理システムの導入にはどれくらいのコストがかかりますか？

導入コストはツールの種類や規模により異なりますが、中小企業向けの簡易的なツールであれば月額数千円から利用可能です。

大規模なシステムでは、初期費用が数十万円かかる場合もあります。

中小企業でも社内便管理を効率化する必要がありますか？

効率化は企業規模に関係なく重要です。中小企業や少人数で運営している場合でも、業務負担を軽減するために効率的な社内便管理が必要です。

紛失を防ぐためにどんな方法が効果的ですか？

配送物にバーコードやQRコードを付け、追跡可能にすることで紛失リスクを大幅に軽減できます。配送状況をリアルタイムで共有する仕組みとしても、デジタルで管理することが大切です。

どのツールが初心者におすすめですか？

操作が簡単でサポートが充実している、クラウド型社内便管理ツールがおすすめです。

中でもトドケールは物流管理に特化したSaaS型サービスで、誰でも簡単に社内便の管理ができます。

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7.社内便管理はデジタルツール導入で改善

効率的な社内便管理は、企業全体の業務効率化やコスト削減に直結します。デジタルツールの導入は、紛失防止や配送状況の可視化などのメリットが豊富です。適切な管理方法を選び、業務のスムーズな遂行を実現しましょう。