有給取得率アップに向けて！フリーアドレス導入メリットについて解説

昨今ではその日の仕事内容や気分に応じて自由に席を選べるオフィスレイアウトフリーアドレスの人気が高まっています。本記事ではフリーアドレスと有給取得率アップの関係について解説していきたいと思います。
なぜフリーアドレスを導入すると有給取得率がアップするのか？フリーアドレスのメリットと合わせて解説し、実際にフリーアドレスを導入している企業もご紹介します。

目次

1. そもそもフリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、従来のオフィスのように社員それぞれが持つ個人専用のデスクはなく、フロアに長机や椅子が設置されているところに、自由に作業場所を選んで仕事をするスタイルでカフェのようなイメージです。
ソファなどがあるスペースが用意されていることもあり、柔軟なオフィス形態が人気を集める理由の１つでもあります。
ノートPCと無線LAN、もしくはタブレット端末やスマートフォンなどを使用するモバイル端末を多く使用する職場で効果を発揮しやすいのがフリーアドレスの特徴です。
ノートPCを社員に貸与したり、すべてのフロアにWi-Fiを導入したりして、どのエリアでも仕事ができるよう工夫をしているオフィスもあります。

2. フリーアドレス導入で有給取得率が向上するわけ

世界の大手総合旅行ブランドの一つであるエクスペディアの調査結果によると、日本人が有給休暇を取らない理由として次のものが挙げられます。

• 緊急時のためにとっておく

• 人手不足

• 仕事する気がないと思われたくない

またマイナビの「有給休暇をスムーズに取得できない理由」に関する調査では次の理由が挙げられました。

• 仕事が忙しいから

• 取りづらい雰囲気がある

• 人手が足りないから

これらの調査結果に共通する項目として「人手不足で仕事が忙しい」というのが挙げられます。人手不足の企業は少ない人員で業務を行う必要があり、一人一人の業務負荷が多くなる傾向があるので、いかに業務効率を上げることが出来るかが重要になります。
フリーアドレスを導入することにより、なぜ業務効率を上げることが出来るのか、次の2点に焦点を当てて解説していきます。

ペーパーレス化が促進される

フリーアドレスを導入することにより固定の席がなくなるため、自席で紙を管理することが難しくなり、紙ベースの資料の多くは電子データで扱われます。
有給取得率95%を達成したSCSK株式会社ではフリーアドレス導入に伴い、引き出しに紙を保管しないようにするためにサイドキャビネットを撤去し、紙の印刷枚数を30%削減、保管量は50%近くまで削減することに成功しました。
多くの紙が電子データで扱われることにより、紙の印刷時間や会議前に人数分の資料を準備するといった時間が削減されます。
他にも紙の資料ではデスク周りが資料でいっぱいになり目的の資料を探すのに手間がかかる、誤って資料を廃棄してしまい資料を作成し直すということもあります。
ペーパーレス化が促進されることにより、上記のようなちょっとした時間を取られるような業務が削減され長い目で見てみると大きな無駄時間を削減することにつながります。

目的や状況に合わせて臨機応変に働く場所を選べることで業務が効率化される

フリーアドレスでは固定の席がないため、プロジェクトごとに同じチームの社員で近い席になるように席替えを行うことが出来ます。
固定席の場合、プロジェクトメンバーが離れていると、メンバー全員でミーティングを行うためにスケジュールをメール等で調整、会議室を予約といったミーティングを開始するまでの準備に手間がかかりました。
プロジェクトメンバー同士の距離が近くなれば、ミーティングを行うために参加者全員のスケジュールをメールで合わせる必要がなく、会議室も予約せずにその場でミーティングを行うことが出来ます。
プロジェクトメンバー同士の距離が近くなれば、ミーティングを行うための準備時間が削減でき、プロジェクトの進捗確認もすぐに行うことができるため、生産効率向上にも繋がります。
またフリーアドレスでは働き方に合わせたスペースの活用ができます。現状と同じオフィスのまま、余ったスペースをオンラインMTGに対応するエリアにしたり、休憩スペースにしたりと、変化していく働き方に合わせて様々な用途で使用することが可能になります。

3. フリーアドレスのデメリット

フリーアドレス導入により、業務が効率化され有給取得率が向上する理由を上記で説明しました。しかし、フリーアドレスにもデメリットはあります。デメリットを把握した上で導入を検討しなければ、業務は効率化されずに逆に効率が落ちてしまう場合もあるので注意しましょう。
フリーアドレスのデメリットとして次の2つが挙げられます。

フリーアドレス導入の目的が曖昧で社員に浸透していない

単に最近のはやりだからと目的をもたずにフリーアドレス制を導入すると、その必要性や妥当性が従業員に理解されず、座席の固定化・集中力の低下などから業務効率が悪くなるケースがあります。
フリーアドレスは業務を効率化するための手段として運用するものであり、明確な目的なしに導入すると現場の混乱を招きます。そのためなぜフリーアドレスを導入したのか？何のために座席を自由化するのか？といった導入理由や目的を事前に明確化し周知することが重要です。

個人で集中して行う作業がしづらい

コミュニケーションが活発になりますが、人によっては集中しづらい環境になってしまうことも懸念されます。オープンすぎる環境は人によっては集中力が低下する恐れがあります
また個人の席のように自席に好きなものを置いたりすることができずに、自分が仕事をしやすい環境を常に維持できないため、業務効率が下がるケースがあります。

4. フリーアドレスの向き不向きの見分け方

フリーアドレスは全ての企業に向いているわけではありません。自社がフリーアドレスに向いているかどうか以下のポイントに注意して確認してみましょう。

社員の在席率

業種や部署によっては1日中自席で作業する場合もあります。そのような場合にフリーアドレスを適用してしまうと、常に席が埋まっている状況で空いている席を探す手間がかかります。
フリーアドレスを導入する場合は企業の業務体質を把握し、次に部署毎の業務内容を把握してからおおよその社員の在席率を出す必要があります。

個人情報、機密情報を扱う

経理や人事、法務、管理部門、金融業などの個人情報や機密情報を扱う業種や部署は、フリーアドレスには向いていません。情報漏えいのリスクが高まるからです。
こうした情報は、ペーパーレス化も容易ではありません。紙のまま扱うなら1ヶ所で集中管理するのが望ましく、分散させるのは危険ですし、必要になるたび所定の場所へ取りにいくのも面倒でしょう。固定席のほうが安定した管理ができます。

5. フリーアドレス成功事例3選

フリーアドレスを実際に導入して成功している企業を3社ご紹介します。

ヤフー株式会社

URL：https://about.yahoo.co.jp/

ヤフー株式会社は、ポータルサイト「Yahoo!JAPAN」をはじめ、広告事業やeコマース事業など、幅広い事業を手がける会社です。
同社では、以前まで「スマホはどこにいても使えるのに、自分たち自身は固定的な働き方をしてしまっている」というギャップを感じる社員が多かったそう。新しいサービスを創り出しイノベーションを起こすためには、今まで話したことがなかったような人と集まり、人々を交わらせる必要があると考えフリーアドレスを導入することにしました。
フリーアドレスの導入によって、各社員のスケジュール管理が主体的になり、業務効率アップや社内コミュニケーションが円滑になった事で、有給取得率は79.3%を達成しました。
2020年の日本の平均有給取得率は56.6%(厚労省調査結果)のため、79.3%がいかに高い数値かが分かります。

SCSK株式会社　

URL：https://www.scsk.jp/

SCSK株式会社はコンサルティングから、システム開発、検証サービス、ITインフラ構築、ITマネジメント、ITハード・ソフト販売、BPOまで、ビジネスに必要なすべてのITサービスなどを提供する会社です。
同社では「とにかく紙を出すのをやめよう」と、印刷枚数50%削減、保管してある紙の50%削減を目標としてペーパーレス化を進め、実績として、印刷枚数30%削減、保管量は50%近くまで削減しました。保管量削減により収納キャビネットも削減することが出来ました。
またフリーアドレス通じて、オープンな会議スペースを大幅に増やしたことで、機動性やスピードが上がっている手ごたえがあるようです。以前は会議スペースが不足していて「何か物事を進めようとなったときに、会議室の時間に合わせて物事を進める形になっていた」とのこと。
現在では会議室数の制約がなくなり、予約不要で使えるファミレス席やオープンミーティングスペースがあることで、そこで素早くコミュニケーションが取れるようなりました。
フリーアドレス導入後、同社の有給取得率はなんと95%。ほぼ100%に近い有給取得率を達成することが出来ました。

株式会社ソフトクリエイトホールディングス

URL：https://www.softcreate-holdings.co.jp/

株式会社ソフトクリエイトホールディングスは、IT基盤のコンサルティングをはじめ設計・構築・保守・運用までのトータルサポートをおこなう会社です。新型コロナウイルスの影響によって、200人あまりの社員をテレワークに移行した同社ですが、その直前にフリーアドレスを導入。
話したい相手と即座につながれるためコミュニケーションコストが大幅に削減され、在宅勤務中もオフィスにいるのと遜色ない状況で仕事ができるようになり、2020年の有給取得率は65.6%を達成しています。

6. まとめ

本記事ではフリーアドレスと有給取得率の関係について解説しました。もちろん、フリーアドレスを導入したからと言って、直ちに記載されたような時間削減の効果が上がるわけではなく、有給取得率が向上するわけでもありません。しかし、業務を見直すきっかけとなり、紹介したような時間削減のための施策を導入しやすくなることは確かです。
昨今では働き方改革により有給の取得が義務付けられていますが、なかなか有給を取りづらいのが現状です。「そんなに簡単じゃない」と思うよりも、フリーアドレスの導入で業務を見直す、働き方を見直すきっかけを作り、業務効率を上げて有給休暇の取得率改善を目指しませんか？
自社でも社員が有給を取りづらく有給取得率が低いと悩んでいるのであれば、本記事を参考に一度フリーアドレスの導入を検討してみるのはいかがでしょうか？