オフィスの郵便物管理が効率的に！郵便物管理アプリについてご紹介

会社の郵便物管理を担当している方は、郵便物の管理について次のようなお悩みをお抱えではないでしょうか。郵便物を各部署に届けに行く手間が削減できないだろうか。オフィスの全スタッフが、郵便物に関する情報を共有できないだろうか。これらの悩みを解決してくれるのが郵便物管理アプリです。この記事では、郵便物管理担当者や法人の皆さまが知っておくべき、オフィスの郵便物管理作業が効率的になる郵便物管理アプリに関する基本的な知識についてご紹介します。

目次

1. 郵便物管理アプリに関する基礎知識

郵便物の管理を紙ではなくPCやスマートフォンからできる郵便物管理アプリとはどのようなものなのでしょうか。郵便物を一元管理できるアプリとその他郵便物の発送で役立つアプリについてご紹介します。

郵便物を一元管理できるアプリとは？

郵便物を一元管理できるアプリを利用することで、オフィス内における郵便物の管理がPCやスマートフォンから一元的にできるようになります。郵便物管理アプリにはいくつか種類がありますが、一般的には以下のような郵便物管理ができます。

• オフィスに届く郵便物の一覧表示

• 受取状況など各郵便物のステータス管理の表示

• 郵便物の受取人に郵便物の到着を通知　など

郵便物管理で役立つアプリ

頻繁に郵便物の発送作業をする方は、郵便番号検索アプリを利用することで効率的に郵便番号の検索ができるようになります。郵便番号検索アプリにはいくつか種類がありますが、どれも基本的に無料で利用することができます。

2. 郵便物管理アプリを活用する5つのメリット

オフィスで郵便物管理アプリを活用することで得られる3つのメリットについてご紹介します。

ペーパーレス化

これまで郵便物を紙で管理してきた企業は、郵便物管理アプリを導入することでオフィスで使用する紙の量を削減することができます。ペーパーレス化は、企業におけるCO2排出量実質ゼロを目指す脱炭素の取り組みにもつながります。

オフィス内での郵便物情報の共有

郵便物管理をアプリで行うと、オフィスに届く郵便物に関する情報を全スタッフで共有できるようになります。郵便物管理アプリはスマートフォンやタブレットの他にPCにインストールして利用することができます。アプリ内で郵便物がどのような状況にあるのかが一目で分かるため、万一紛失して見つからない場合に郵便物がどこにあるのか見当がつきやすくなります。

郵便物管理担当者の負担軽減

郵便物が届いたことを受取人に自動通知できる郵便物管理アプリを利用すれば、受取人が郵便物を取りに行くことができます。各部署に郵便物を届けに行かなくてよくなるため、郵便物管理担当者の負担が軽減されます。

自分の郵便物の管理がしやすくなる

郵便物管理アプリで郵便物を一元管理すると、総務に任せっきりにするのではなくスタッフ1人1人が、自分の郵便物を管理できるようになります。郵便物がどのような状況にあるのかを把握でき、仕事の段取りも立てやすくなります。

リモートワークに適した郵便物管理の実現

郵便物管理アプリを導入すると、オフィス以外の場所からも郵便物に関する情報を得ることができます。郵便物管理アプリは、リモートワークにも適したシステムだと言えます。

3. 郵便物管理アプリを活用する3つのデメリット

郵便物管理アプリを活用する上で知っておくべきデメリットがありますので、注意点としてご紹介します。

全スタッフで使い方を共有しなければならない

無料で利用できる郵便物管理アプリをオフィスに導入する場合に挙げられるデメリットは、利用を始める前に全スタッフで使い方を共有するために勉強会などの時間を作らなければならないことです。また、全スタッフが慣れるまでには郵便物の受け取りでトラブルが生じる可能性もあるため、郵便物管理担当者などが中心となり柔軟に対応することが求められます。

選択肢が少ない

郵便物管理アプリのデメリットとして、選択肢が少ないことが挙げられます。現時点で利用可能な郵便物管理アプリは、オフィスでトドケールのみです。

利用料金がかかる

郵便物管理アプリのデメリットとして、アプリの利用料金がかかることも挙げられます。オフィスでトドケールは、2020年3月からトライアルモニター募集を実施し、一部利用者は無料で利用できましたが、現在は有料のサービスです。

4. まとめ：郵便物管理アプリに関する理解を深め、郵便物管理を効率的にしよう！

在宅勤務とオフィス勤務のハイブリッドが次世代には当たり前になると言われているため、オフィス運営のあり方も合わせる必要があります。アフターコロナに合わせ、オフィス運営のデジタル化を図りましょう。これまで紙で郵便物の管理をしていたオフィスは、郵便物管理アプリを導入することで、総務課やメール室で効率的に郵便物の管理ができるようになります。郵便物管理アプリを導入するにあたり勉強会などを開き使い方を共有するデメリットはありますが、メリットの方が大きいです。オフィス内でのペーパーレス化を推進している企業にもおすすめです。郵便物管理アプリへの理解を深め、オフィスでの郵便物管理を効率的にしましょう。

DX, データ可視化, 配送, リモートワーク