オフィスの郵便受けポストの特徴に合わせ、郵便物を管理しよう！

オフィスのメール室や総務業務における郵便物管理を効率的に行うためのポイントとなるのが、郵便受けポストです。業務用ポストには様々なタイプがあり、それぞれに特徴や注意すべきデメリットがあります。その他にビルのどこにポストが設置しているかや、ビルに発送ポストや郵便局があるかを確認しておく必要があります。この記事では、オフィスの郵便物管理を効率的に行いたいと考える法人の皆さまが知っておくべき業務用ポストに関する基本的な知識についてご紹介します。

目次

]1. オフィス向け郵便受けポストの種類とメリット

オフィスでは郵便受けポストが設置されていることがほとんどで、基本的に自分で選ぶことはできません。オフィスを選ぶ時は郵便受けポストも確認することをおすすめします。ここでは、オフィス向けに利用されている郵便受けポストの主な4種類とメリットをご紹介します。

鍵タイプ

鍵タイプのポストには、シリンダー錠ポストやTカムロック状ポストなどがあります。解錠する時に暗証番号が必要ないため、暗証番号を忘れて開けられないというリスクがありません。シリンダー錠ポストは、鍵を鍵穴に挿し込み回して開けるタイプのポストです。Tカムロック状ポストは、状況に応じ鍵をかけることもできるし、鍵をかけずに簡易的に使用することもできます。

暗証番号ダイヤル式

暗証番号ダイヤル式のポストは、設定した数字に合わせることで解錠することができます。暗証番号ダイヤル式よりもよりセキュリティが強化された防犯ダイヤル錠ポストもあります。防犯ダイヤル錠ポストは、ダイヤルを右に左に複数回番号を合わせることで解錠します。鍵を必要としないのもメリットです。

暗証番号プッシュ式

暗証番号プッシュ式のポストは、あらかじめ設定した番号を全て押すことで解錠します。暗証番号が4つ以上の数字の組み合わせになるため、暗証番号ダイヤル式よりも推測されにくくセキュリティー面で安心です。暗証番号プッシュ式はダイヤル式と異なり、基本的に扉を閉めると自動的にロックがかかるため、ロックし忘れることがありません。鍵を使用しないため、鍵の紛失問題も発生しません。

電子錠式

電子錠式のポストは、スマートフォンやICカードなどの電子機器を使って解錠することができます。解錠がスマートで、最も効率的に郵便物を管理することができます。

2. 郵便受けポストについて知っておくべきデメリット

業務用郵便受けポストの種類別に知っておくべきデメリットを注意点としてご紹介します。

鍵タイプ

鍵タイプのポストのデメリットは、鍵の管理です。鍵の紛失、鍵の複製が簡単にできない、オフィスで郵便物管理担当者が複数いる場合鍵の管理をどうするかなどを話し合っておく必要があります。

暗証番号ダイヤル式

暗証番号ダイヤル式ポストは、防犯ダイヤル錠ポストや暗証番号プッシュ式ポストと比較すると推測されやすいため、セキュリティー面で不安があります。郵便物を回収してからダイヤルを回しロックをかける必要がありますが、ロックのし忘れに注意しなければなりません。

暗証番号プッシュ式

暗証番号プッシュ式ポストのデメリットは、4つ以上の数字の組み合わせになるため暗証番号を忘れるリスクがあることです。暗証番号の管理をどのようにするのかオフィス内で話し合っておく必要があります。

電子錠式

電子錠式ポストは、セキュリティー面も高く郵便物管理もスマートにできます。しかしながら高額なため電子錠式ポストを設置しているビルは少ないです。

3. その他の確認事項

オフィスの郵便物を効率的に管理するために確認しておくべき項目があります。ここでは4つの確認事項をご紹介します。

鍵または暗証番号の共有

郵便受けポストの鍵または暗証番号をどのように共有するか、また共有する範囲をどうするか（郵便物管理担当者のみで共有するのか全社員で共有するのか）オフィス内で決めておく必要があります。鍵タイプの郵便受けポストの場合、鍵を紛失した場合どう対応するかについても決めておく必要があります。

ポストの場所の確認

ポストが設置している場所はビルにより様々であるため、事前に確認しておくことをおすすめします。大型のビルであれば基本的に地下に設置されており、駐車場の入口横に設置されています。駐車場の入口横ではなく1階のフロアの裏など非常に分かりづらい場所に設置されていることも多いため注意が必要です。

ビル内の郵便物に関するルール確認

ビルによっては郵便配達の方がビルに出入りできる時間を定めるなど、郵便物についてのルールを細かく定めています。オフィスの郵便物管理担当者が効率的に郵便物を管理するために、ビルのルールはしっかりと確認しておく必要があります。

発送ポストや郵便局の場所の確認

オフィスから郵便物を発送する時に重要となるのが、発送ポストの位置や郵便局の場所です。郵便受けポストの横に発送ポストを設置していたり、館内に郵便局のあるビルもあります。近くに発送ポストや郵便局があるかどうかで、メール室や総務業務の利便性が大きく変わってきます。

4. まとめ：オフィス向け郵便受けポストについての理解を深め、郵便物を管理しよう！

オフィス向け郵便受けポストには様々なタイプがあることをご紹介しました。どのタイプのポストなのかにより、郵便物管理担当者が気をつけるべき注意点があります。ポストのそれぞれの特徴を理解し、効率的に郵便物の管理と運用を行っていきましょう。メール室や総務業務での郵便物管理を効率的に行うためにも、今回ご紹介した郵便受けポストについて確認すべき項目についても参考にされてください。