郵便物の管理がしっかりしているレンタルオフィス・シェアオフィスを選ぼう

働き方改革やアフターコロナの働き方として、レンタルオフィスなどを借りた働き方に注目が集まっています。レンタルオフィスやシェアオフィス、バーチャルオフィスなどがありますが、それぞれ郵便物管理についての姿勢が異なります。この記事では、それぞれのオフィスの特徴や郵便物管理についてご紹介します。オフィスをレンタルしようとご検討中の方は、ぜひ参考にされてください。

目次

1. そもそもレンタルオフィス・シェアオフィスとは？

レンタルオフィス・シェアオフィスには主に3種類の形態があり、それぞれに特徴が異なります。ここではそれぞれの特徴とメリット、オフィスを選ぶ時の注意点についてご紹介します。

［1］シェアオフィス

シェアオフィスとは、複数の企業が仕事をするための場所や設備を共有するオフィスを指す用語です。コワーキングスペースと呼ばれることもあります。シェアオフィスでは基本的に座席はフリーアドレス制で、空いている座席で仕事をしますが、有料のオプションで固定席を提供している場合もあります。

＜メリット＞

• 住所が利用できるため、郵便物や宅配便を受け取ることができる

• 初期費用を安く済ませることができる

• 人脈を広げ、情報交換ができる

• 利用者当たりの課金体系であるため、柔軟に人数を増やすことができる

＜デメリット＞

• スペースが共有であるため、プライバシーがない

• ディスカッションなど、オープンなコミュニケーションが必要な場合は向かない

• 会議室など、プライバシーを保てる場所を利用するには別途費用が掛かる

［2］レンタルオフィス

レンタルオフィスとは、企業や個人が個別に占有スペースを借りる形態のオフィスを指す用語です。一般的なレンタルオフィスでは、個別の占有スペースの他に他のオフィスと共有するスペースがあります。

＜メリット＞

• 個別の占有スペースを持つことができる

• 郵便物や宅配物の受け取りや電話代行などのサービスを利用することができる

＜デメリット＞

• 占有スペースが決まっているため、会社の人数が大きくなったりした場合には部屋が狭くなる

• 会社の規模の拡大に併せて規模を選ぼうにも空室をも待つ必要があるなど柔軟性に欠ける

• オフィス家具などは附随していない場合も多く、初期投資がある程度かかる

［3］ハイグレードレンタルオフィス

ハイグレードレンタルオフィスを借りた場合、完全個室で普通のオフィスと変わりがありません。基本的に比較的小規模なオフィスで、契約は月額制、解約が自由にできます。

＜メリット＞

• 個別の占有スペースを持つことができる

• セキュリティー面がしっかりしている

• 利用料金は高いが、利用できるサービスが充実している

• 内装や家具がハイグレード

＜デメリット＞

• 賃料は高額になる

• レンタルオフィスと同様に会社規模の拡大時にサイズ変更する柔軟性には欠ける

• 内装や家具のグレードは高いが、自分で選ぶことができない場合が多い

レンタルオフィス・シェアオフィスを選ぶ時の注意点

郵便物の受け渡しに関して、ポストだけを提供するのではなく、郵便物を一度、預かってくれるレンタルオフィスやシェアオフィスは郵便受取代行サービスに該当するため、犯罪収益移転防止法の規制に従う必要があります。そのためレンタルオフィスやシェアオフィスの運営元には、本人確認や不審な郵便物が届いた時は記録を残すなど、様々な対応が求められます。郵便物の管理体制が万全ではないレンタルオフィスやシェアオフィスは犯罪に利用される可能性が高く、突然閉鎖して利用できなくなることもあり得ます。オフィスを選ぶ時は、郵便物の管理がしっかりしているかだけでなく、入居の際の手続きがしっかりしているかにも注意を払うようにしましょう。

2. 郵便物の管理はレンタルオフィス・シェアオフィスにより異なる

郵便物の管理方法については、どの形態のオフィスを選ぶかにより異なります。オフィスのタイプ別に郵便物の管理方法についてご紹介します。ただし例外がありますので、オフィスを選ぶ時は郵便物管理のルールをしっかり確認するようにされてください。

シェアオフィス

シェアオフィスでは基本的にポストは設置されていませんが、利用料金が高額なシェアオフィスではレターケースが設置されていることがあります。別途料金を支払い、通知を受け取ったりポストを別に契約することもできます。

レンタルオフィス

受付が無人なのか有人かで郵便物の管理の仕方が異なります。無人のレンタルオフィスでは基本的にポストが設置されており、レンタルオフィス運営者は郵便物の管理を行いません。受付が常駐しているレンタルオフィスの中には、代理で郵便物を受け取り、有料で通知サービスを行っているところもあります。

ハイグレードレンタルオフィス

ポストが設置されており、受付が駐在している場合でも基本的にレンタルオフィス運営者は郵便物の管理は行いません。

3. バーチャルオフィスで郵便物を受け取る方法

レンタルオフィス・シェアオフィスよりもさらに安価な選択肢が場所ではなく住所のみをレンタルできるバーチャルオフィスです。ここではバーチャルオフィスの概念とバーチャルオフィスをレンタルした場合どのようにして郵便物を受け取るのかについてご紹介します。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは、場所ではなく住所をレンタルできるオフィスのことです。バーチャルオフィスでは、住所の提供の他に、電話転送サービスや電話秘書代行サービス、FAX転送サービスも提供しています。バーチャルオフィスは、創業初期になるべくコストを抑えながら、住所や固定電話、FAXを利用したいという方におすすめです。会社を登記する場合は別途費用がかかることが普通であり、そもそも登記自体を許可していない場合もありますので、設立する会社の登記まで考えている場合はプランを事前にしっかりと確認しましょう。

バーチャルオフィスで郵便物を受け取る方法

基本的にポストはなく、バーチャルオフィス運営者が届いた郵便物を受け取ります。週1回または月1回のペースで郵便物が転送されるのが一般的です。有料で通知サービスを実施しているバーチャルオフィスもあります。
ただし、宅配物のような大きな荷物については受け取ってくれない場合がほとんどです。基本的には不在扱いとなり、不在者票だけが転送される形となります。不在表を元に異なる住所に再配達を依頼して、自宅などで受け取ることになります。

4. まとめ：レンタルオフィス・シェアオフィスの特徴を理解し、郵便物管理がしっかりしたレンタルオフィスを選ぼう！

この記事では、様々な形態のオフィスの特徴や基本的な郵便物管理の方法についてご紹介しました。レンタルオフィスとシェアオフィスを選ぶ時の注意点としてご紹介しましたが、安心してレンタルしたオフィスを利用するためには、必ず郵便物の管理の仕方を選ぶようにしましょう。郵便物管理がしっかりしたレンタルオフィスを選ばれてください。