TODOKER STORY 04

バックオフィスのフルリモートを実現!「本当に出社しなくていいんだ」

取材にご協力頂いた方

Working Environment / Circle Lead 飯田 裕子氏

企業プロフィール

会社名:LAPRAS株式会社

設立:2016年5月11日

URL:https://lapras.com/

サービス内容:エンジニア向けキャリアマッチングプラットフォーム、企業向けエンジニア採用サービス、フリーランス・副業エンジニア採用サービス

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フルリモートができる働き方をすべての人に届ける郵便物管理サービス

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今回はトドケールの遠隔メール室業務代行サービス(クラウドメール室)を利用してただいているLAPRAS株式会社様(以下、LAPRAS様)にインタビューの機会をいただきました!



フルリモートをするための3つの障壁

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Q. まず最初に、LAPRAS様の事業内容と、飯田さんご自身の役割を教えていただけますか。

LAPRAS株式会社は「すべての人に最善の選択肢をマッチングする」ことをミッションに事業を展開するマッチングテックカンパニーです。ミッションは採用に限らず、さまざまな分野での最善な選択肢をマッチングしていくことですが、現在のメインの事業は企業様のエンジニア採用をサポートするダイレクトリクルーティングサービスです。エンジニアの方に自分のアウトプットを元にプロフィールを作って頂き、それを元に採用のスカウトが届くことで、企業とエンジニアの最適なマッチングを実現しています。

 

私は法務をメインに、働く環境づくりや新入社員のオンボーディング等を担当しています。弊社には総務という部署が無く、Working Environmentというチームが「社員が最大のパフォーマンスを出せるように、安全で効率で快適な就業環境を提供する」ことをミッションとして取り組んでおり、そのチーム内でオフィスや郵便物の管理も行っています。いわゆるベンチャー企業のバックオフィスの何でも屋さんに近い感じです。現在の従業員は25~30名くらいです。

 

Q. クラウドメール室を導入するにいたった経緯を教えていただけますか。

弊社は、実はコロナ禍になる前、私が入社した時点では全員が出社して対面でコミュニケーションをすることを大事にする組織でした。たまにリモートをすることがあっても、基本的には全員出社することでコミュニケーションが取りやすくなることを重視していました。しかし、コロナ禍で方針が変わり、みんなの健康やより良い働き方を考えたときに、フルリモートに切り替えようということになりました。

 

そのような経緯で急いでフルリモートの組織作りを始めました。その中でバックオフィスが全員フルリモートするための障壁が3つありました。それは、「電話と契約書、そして郵便」です。電話は受電代行やオンライン電話のサービスがあり、契約書は電子契約のツールがあり、という形で電話と契約書はすでに解消していたのですが郵便だけがどうしても残ってしまい、郵便物を開けるという作業の為だけに誰かが出社しなければならず、完全なフルリモートができない状況でした。

 

郵便担当の私は自らが出社して届いた郵便物を開け、処理する必要があるため、他の従業員はフルリモートで出社義務がなかった一方で、自分だけがフルリモートの網から漏れてしまっていました。また、そういうバックオフィスの細かな業務は他の業務をしている従業員にはなかなか見えづらく、「なぜ私だけ出社しないといけないんだろう。コロナ禍でリスクがあるのはみんな同じなのに。」と悩みを抱えていても、他の従業員からするとその悩みすら見えていないという状態で、出社が必要な業務に対する認識のギャップもありました。

 

そんな悶々とした思いで出社を続ける中、花粉症の時期に我慢ができず「なんで私だけ出社しなくてはいけないの!?」と社内に思っていたことを打ち明けました。その時に初めて社内のメンバーが「出社したくてしていると思っていたけど、出社したくなかったんだ!?」ということを知ることになり、本当に私が出社しなくてはいけないのかを真剣に考え始めてくれて、オンライン郵便というサービスをトドケールも含めて探し出してくれたというのが問い合わせに至った経緯です。

「本当に出社しなくていいんだ」

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Q.トドケールを最終的に選んだ理由や重視したポイントを教えていただけますか。

やはり、大きいのは価格面です。フルリモート化にはコストダウンというメリットもあるので、全体としての予算感と、毎月の予算に大きくブレが出ずに、請求額が事前に把握しすいことを重視しました。スキャン作業に追加料金が発生したり、転送には指定の郵便方法以外では対応してくれなかったり、と制約のあるサービスが多い中、トドケールの場合は、基本料金と少々の切手代で収まる料金体系で、ちゃんと予算と実績が見えるというのがありがたかったです。

 

Q.導入して2ヶ月、これまでの体験をどう感じていますか。

まず感じているのは「本当に出社しなくていいんだ」という感動です。また、今までは出社しないと絶対にできないと思っていた業務が、「PDFがあれば自宅でもできる!」という発見もありました。

 

さらにトドケールの場合、まずは郵便物の宛名と外観の写真を撮っていただいて、必要に応じて中身を開封して頂くのですが、自分で郵便物を扱っているときは宛名や外観をみて開封するかしないかを選択できるほど宛名に情報が詰まっていることを知りませんでした。郵便物の宛名や外観を見て自分で処理すべきと判断した場合は、トドケールからの配送に合わせて次はいつ出社しようとか、あるいはこれは中身をスキャンしてもらってPDFをもらえば処理できるからしばらくは出社しなくて良いとか、そういったスケジュールも立てられるようになりました。

郵便物を処理するフローが整備された

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Q.会社としては、どんな大きな変化がありましたか。

単純に出社をしなくても良いということ以上に、社内にちゃんと郵便物を処理するフローが整備されたということだと思います。トドケールのシステム画面設計もそういったフローを意識されているんだろうなと感じます。2か月ほどサービスを利用していますが、郵便物の取扱に関して「今まで雑な運用をしていたなぁ」と反省しています。以前は郵便物をちゃんと管理していなかったので、「あの郵便物は送り返した?」「え?まだオフィスにおいてある!」みたいなことが起こりがちだったのですが、今は郵便物がトドケールのシステムで一覧管理されているため、そういったことがなくなりました。サービスの利用によって社内にちゃんとした業務フローが一つできたという意味で、思っていたよりも大きなインパクトがありました。

 

導入もスムーズでした。弊社の場合はまずは私が通知を受けて管理する簡単なフローだということもあり、1週間程度で始めることができました。ちょうど花粉の時期で出社したくない!と思っていたところ、迅速に導入対応をしていただいて助かりました。

 

Q.今後のLAPRAS様の目指す働き方とビジネスの展望を教えてください。

弊社の目指す働き方としては、誰かが出社の犠牲になることなく、フルリモートで働けることです。例えば、リモートでの人事評価をどうするかや、フルリモートの場合のオフィスのあり方、家で働く環境をよりよくできないか等。社員が全国各地からフルリモートに散らばって、自分の家で仕事をするという前提で、どういう福利厚生が必要で、どうやってモチベーションを上げて、チームとして機能していくのか。みんながストレスなく、フルリモートで働くことができる環境の整備をバックオフィス全体で、又Working Environmentとしても考えていきたいです。

 

会社のビジネスとしては、サービスをもっと使いやすくしていくことはもちろんですが、より多くの企業様に使っていただくこと、これまでエンジニア様だけを対象にした採用サービスからもっと対象の職種を広げていくこと、そして採用サービス以外の分野にも進出していくこと等、マッチングテック企業として成長していきたいと考えています。

 

2021年も飛躍を期待しております!ありがとうございました!

 

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