フリーアドレス制を導入する柔軟な働き方を推進する企業

荷物の"見える化"で働き方改革を促進

従業員の働き方改革の一環としてフリーアドレス制を導入し、場合によっては、オフィスに従業員が来なくてもいい環境を整えたとしても、荷物や郵便物はオフィスにやってきます。

総務部が荷物の仕分けを行い、とりあえずメールボックスに入れてはいるが、よくよく考えたら、このメールボックスはどれくらい使われているのか分からない。

どれくらいの従業員がメールボックスをチェックしているのか?　どれくらいの時間を使って荷物の確認をしているのか?　ちゃんと荷物は受け取っているのか?　そもそもメールボックスを使っていないんじゃないか？

メールボックス一つとってみても、多くの疑問が出てきます。では、もう少し掘り下げて問題点をみていきましょう。

■メールボックスの利用状況が分からない
メールボックスを設置して、郵便物や書類の受け渡しをしているけど、本当に使われているのかわからない。

■オペレーションの効果測定ができていない
フリーアドレスやフレックス制など人事の制度は変わっていくのに、オペレーションは本当に効率的になっているのか判断できない。

■荷物で発生する無駄な時間すら把握できない
従業員は定期的にメールボックスをチェックするけど、何も入っていないことが結構あるとしたら、それだけで無駄に使われている時間は結構あるのかもしれない。

トドケールは、オフィスに届く荷物の一元管理が可能で、登録した荷物の登録日や受取状態を確認することができるので、どの部署にどれくらいの荷物があるのか可視化できます。

荷物を登録していくだけで、オペレーションを改善するためのデータが自動で蓄積するので、メールボックスの必要性を数値的に判断することができます。

また、メールボックスが必要ない場合は、メールの自動通知でメールボックスのスペースを節約することができますし、従業員は無い荷物を探すために、メールボックスまで足を運ぶ時間を節約できます。